4 astuces pour réussir l'intégration de vos employés à distance

Il va sans dire que l’année 2020 aura été tout aussi rocambolesque que remarquable, et ce, à bien des égards! Il nous aura fallu, à tous, une bonne dose de détermination, de créativité et faire preuve d’une grande résilience pour traverser un contexte économique sans précédent. Force est de constater que cela nous aura poussés à réinventer et bonifier l'une des étapes les plus délicates et structurantes dans la vie d’un nouvel employé, celle qui conditionne à la fois son bien-être, sa performance et sa fidélisation : l’intégration... à distance, deux mots que nous ne pensions jamais marier!

Chez DRAKKAR Digital, nous avons eu la chance d’accueillir plus d’une dizaine de collègues, et, naturellement, nos spécialistes en acquisition de talents ont accompagné de nombreux clients tout au long du parcours d’accueil de nouvelles ressources. Voici 4 conseils que nous avons mis en place :

1. Tenez-vous prêts!

On a rarement l’occasion de faire deux fois une bonne impression! Et encore plus en télétravail. C’est pourquoi, deux semaines avant l’arrivée de votre employé(e), réunissez votre équipe pour passer en revue les moindres détails:

• Identifier la personne qui accueillera votre collègue en présentiel ou virtuellement tout au long de sa première journée pour présenter l’entreprise, les gens, les locaux, le mode opératoire télétravail vs bureau, les outils, etc.
• Rassembler les documents de présentation de l’entreprise dans une trousse numérique (brochure, organigramme, plannogramme, manuel de l’employé, annuaire des collègues principaux).
• Planifier un échéancier d’intégration sur les deux premières semaines en identifiant les rencontres clés et les périodes de formation. Toutes virtuelles qu’elles soient, ces rencontres aussi doivent être distancées! Faute de quoi, les informations seront trop nombreuses à accumuler et votre collègue risque de se sentir oppressé dans sa prise de fonctions.
• Anticipez la mise à disposition ou l’envoi des outils de travail (ordinateur, cellulaire, courriel, blocs notes, câble de branchement, codes d’accès, badge).

2. Structurez son intégration

En tant que manager, votre rôle est de préparer votre employé à prendre ses fonctions. Dans le cadre d’une prise de poste en télétravail, il sera d’autant plus important de lui donner des repères pour qu’il sache situer sa position dans la courbe d’apprentissage du fonctionnement propre à votre organisation.

• Communiquez-lui clairement les normes que suit l’équipe en télétravail.
• Identifiez avec lui les périodes de télétravail et celles au bureau.
• Confiez-lui une checklist hebdomadaire pour le guider dans ses tâches et les ressources qu’il doit lire.
• Organisez des activités inclusives qui favorisent l’apprentissage. Une séance de remue-méninge est très utile car après tout, entre la théorie et la pratique, il y a parfois tout un monde!

3. Nouez une relation de confiance

À distance, rien de plus important que d'installer un robuste climat de confiance.

• Appelez le nouveau membre de l’équipe une semaine avant sa prise de fonctions: une belle façon de lui témoigner qu’il est chaleureusement attendu par tous!
• Soyez joignable et instaurez régulièrement de petites discussions au cours d’un café ou d’un diner pour répondre à ses questions et recueillir ses impressions.
• Assurez-vous que chaque personne dans l’équipe soit un référent sur un sujet particulier.
• Organisez une rencontre pour prendre le pouls de son intégration deux mois après son arrivée.

4. Faites vivre la culture de l’entreprise

La plus grande erreur des entreprises est de tout miser sur le jour 1. Il est vrai qu’il s’agit d’un moment crucial qu’il faut soigner. Toutefois, si l'accueil se fait véritablement au cours de la première journée, rappelons que l’intégration se fait dans la durée.

• Soyez créatif! Inventez la formule virtuelle du club social.
• Rappelez à l’équipe de faire preuve de patience et de courtoisie.
• Prenez le temps de partager votre propre expérience au sein de l’entreprise.
• Incarnez les valeurs de l’entreprise et faîtes-les vivre à votre nouvelle recrue.

L’accueil et l’intégration sont deux étapes majeures pour donner à votre collègue l’envie de s’investir dans une collaboration sur le long terme. Bien qu’il soit primordial de formaliser un processus pour faire de vos recrutements des exemples d’intégration à distance, rappelons que chaque personne est unique, qu’il faut être flexible et à l’écoute des besoins de vos nouveaux employés.

Chez DRAKKAR Digital, en un mot notre formule gagnante pour l’intégration d’un nouvel employé à distance? « #L'ADAPTAGILITÉ » !